Ziel diese Arbeitsschrittes ist eine kontinuierliche Überwachung der erstellten und versandten Offerten, die einerseits physisch und andererseits digital überwacht werden:
- Physische Offertüberwachung
- (Pendenz) Details der Abwicklung mit Barbara klären
- Digitale Offertüberwachung
- die erstellten und versandten Offerten werden in folgendem File „X:\Projektkontrolling\_Projekte_offeriert_bestellt.xlsx“ nach Versand durch Admin erfasst.
- basieren die erstellten Offerte auf in Jira erfassten Changes, werden die Offerte zusätzlich durch Monitoring des Jira-Bereichs BillGmbh_Changes (mit Stichwort [Offerte]) überwacht
- erfasste Offerten und deren Offertgültigkeit werden regelmässig überwacht und bei Bedarf (2-3 Wochen nach Offertversandt) beim Kunden nachgefragt; allfällige Kundenfeedbacks zu Offerte können auch durch weitere laufende Projektaktivitäten über potentiell alle Mitarbeitenden zu uns gelangen.
- allfällige Verzögerungen oder Informationen zu Offerte werden direkt im File erfasst
- solange wir kein Feedback von Kundenseite erhalten haben, gilt die Offerte als “nicht bestellt”
- Beim Eingang einer Bestellung wird eine Auftragsbestätigung erstellt und versandt und die dazugehörige ID im File ergänzt.
- Alternativ zu einer Bestellung wird die Offerte oder allenfalls der zugrundeliegende Change mit dem Status „Absage“ gekennzeichnet.
- Nach Abschluss eines Vorhabens und erfolgter Rechnungsstellung wird der Auftrag in das Sheet “ERLEDIGT – FAKTURIERT” verschoben
