Ziel diese Arbeitsschrittes ist eine kontinuierliche Überwachung der erstellten und versandten Offerten, die einerseits physisch und andererseits digital überwacht werden:
- Physische Offertüberwachung
- Die erstellten und versandten Offerten werden durch Admin ausgedruckt und im Ordner «Pendente Offerten allgemein» unter dem jeweiligen Kunden abgelegt.
- Der Ordner wird regelmässig durch Admin (alle 2 Wochen) durchgeschaut und bei Bedarf beim Kunden nachgefragt (2-3 Wochen nach Offerten-Versand). Allfällige relevante Kundenfeedbacks werden von Admin gesammelt (von Mitarbeitenden an Admin herangetragen), ausgedruckt und der Offerte im Ordner beigelegt.
- Allfällige Verzögerungen oder Informationen zu Offerten werden durch Admin ausgedruckt und der Offerte beigelegt.
- Solange wir kein Feedback von der Kundenseite erhalten haben, gilt die Offerte als «nicht bestellt».
- Beim Eingang einer Bestellung wird durch Admin eine Auftragsbestätigung erstellt und versandt. Die Offerte und die dazugehörigen Papiere (Informationen, Rückfragen, Mailverlauf) werden durch Admin im Ordner «Pendente Bestellungen» unter dem Kundenname abgelegt. (Alle weiteren Dokumente, bspw. Bestellungen bei externen Lieferanten, werden dort laufend gesammelt und dazugelegt.)
- Kommt keine Bestellung zustande, wird die Offerte mit der ausgedruckten Absage durch Admin in den Ordner «erledigte Offerten» unter dem Kundenname abgelegt.
- Nach Abschluss eines Vorhabens und erfolgter Rechnungsstellung werden die Papiere durch Admin aus dem Ordner „Pendente Bestellungen“ entfernt und im Ordner „Erledigt Aufträge Projekte/Ersatzteile“ unter dem jeweiligen Kunden abgelegt.
- Digitale Offertüberwachung
- die erstellten und versandten Offerten werden in folgendem File „X:\Projektkontrolling\_Projekte_offeriert_bestellt.xlsx“ nach Versand durch Admin erfasst.
- basieren die erstellten Offerte auf in Jira erfassten Changes, werden die Offerte zusätzlich durch Monitoring des Jira-Bereichs BillGmbh_Changes (mit Stichwort [Offerte]) überwacht
- Erfasste Offerten und deren Offertgültigkeit werden regelmässig überwacht und bei Bedarf (2-3 Wochen nach Offertversand) beim Kunden nachgefragt; allfällige Kundenfeedbacks zu Offerten können auch durch weitere laufende Projektaktivitäten über potentiell alle Mitarbeitenden zu uns gelangen.
- Allfällige Verzögerungen oder Informationen zu Offerten werden direkt im File erfasst.
- Solange wir kein Feedback von Kundenseite erhalten haben, gilt die Offerte als „nicht bestellt“.
- Beim Eingang einer Bestellung wird eine Auftragsbestätigung erstellt und versandt und die dazugehörige ID im File ergänzt.
- Alternativ zu einer Bestellung wird die Offerte oder allenfalls der zugrundeliegende Change mit dem Status „Absage“ gekennzeichnet.
- Nach Abschluss eines Vorhabens und erfolgter Rechnungstellung wird der Auftrag in das Sheet „ERLEDIGT – FAKTURIERT“ verschoben.
