Im Zusammenhang mit dem Anwendungsbereich QMS sind folgende Punkte wie folgt zu definieren:
- Struktur des QMS definieren
Qualitätsverantwortlicher führt die Definition und Pflege der QMS -Dokumentenstruktur durch - Überblick des QMS
Pflege einer Übersicht, um einfach und zielgerichtet zu den Prozessen navigieren zu können. Dabei ist zu gewährleisten, dass die Kontextanalyse und Einbettung QMS in die Organisation zu genüge mitberücksichtigt wird. - Umgang mit geschäftsrelevanten E-Mails
Bei der Archivierung der geschäftsrelevanten E-Mails besteht seit 2013 keine generelle Pflicht mehr zur Aufbewahrung der gesamten Geschäftskorrespondenz. Nur E-Mails, die als Buchungsbelege qualifizieren (z. B. Rechnungen, Zahlungsbestätigungen, vertragsrelevante Dokumente), unterliegen der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht . E-Mails müssen revisionssicher archiviert werden, d. h. sie dürfen nicht nachträglich veränderbar sein . - Berechtigungskonzept QMS :
Grundsätzlich sollen die Dokumente des QMS allen zugänglich gemacht werden. Davon ausgenommen sind Allenfalls Dokumente der Managementprozesse.
